Evenementenvergunning
Wanneer u een evenement wilt organiseren, kan het zijn dat u hiervoor een vergunning aan moet vragen.
Wilt u een activiteit organiseren die voor publiek toegankelijk is? Denk bijvoorbeeld aan een sportactiviteit, een straatfeest, een optocht of een muziekvoorstelling of misschien wel iets heel anders. Dan kan het zijn dat u een evenementenvergunning nodig heeft. Lees dus eerst goed de informatie op deze pagina door, voordat u evenement gaat organiseren.
Vergunningsvrij of vergunningsplicht
De gemeente Hengelo verdeelt de evenementen in twee categorieën:
- vergunningsvrije evenementen (klein evenement)
- vergunningsplichtige evenementen
Voor deze categorieën gelden verschillende voorwaarden. Check hieronder dus eerst in welke categorie uw evenement valt, dan weet u of u een vergunning nodig heeft. Houd er rekening mee dat een vergunning 12 weken voor de start van het evenement aangevraagd moet zijn!
Let op: Ook bij het organiseren van een evenement in een bouwwerk of pand kan het zijn dat u een evenementenvergunning nodig heeft. Bijvoorbeeld:
- U exploiteert een restaurant en u wilt eenmalig een dansfeest organiseren met een live band.
- U heeft een loods voor opslag en u organiseert eenmalig een beurs/markt met een bar waar u wijn en bier schenkt.
Checklist klein evenement
Er is geen vergunning vereist voor een klein evenement. Om te beoordelen of uw activiteit een klein evenement is, kunt u de checklist hieronder raadplegen. Voor een klein evenement (dus vergunningsvrij) moet de activiteit aan àlle voorwaarden voldoen. Lukt dit niet, zijn er één of meerdere punten op de checklist die voor uw activiteit anders gelden, dan moet er een evenementenvergunning aangevraagd worden.
Organiseert u een klein evenement waarvan u denkt dat deze vergunningsvrij is? Stuur dan een e-mail met een korte omschrijving van uw evenement naar gemeente@hengelo.nl.
Checklist:
- Het aantal aanwezigen is niet meer 100 personen.
- De activiteit is op een maandag t/m zaterdag tussen 09.00 en 24.00 uur of op een zondag of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur.
- Bewoners die in de buurt wonen en die niet aan het evenement mee doen, hebben niet te veel hinder en/of overlast.
- Bewoners in de buurt en andere belanghebbende worden uiterlijk één week voor het evenement geïnformeerd over de begin- en eindtijd, de plaats, soort en omvang van het evenement. Hierbij wordt ook de naam en telefoonnummer van de organisator doorgegeven.
- De activiteit is niet op het Burgermeester Jansenplein en ook niet op woensdag of zaterdag op de plek waar de warenmarkt is.
- Er is geen (versterkte) muziek op maandag t/m zaterdag voor 09.00 uur of na 23.00 uur, behalve als er een ontheffing geluid is verleend of melding incidentele festiviteit met afwijkende geluidsnorm is gedaan.
- Bij gebruik van een gebouw wordt er voldaan aan de gebruiksvoorwaarden die in de gebruiksmelding staan die bij het gebouw hoort.
- Er is geen gebruiksmelding of afwijking van de gebruiksmelding nodig, zoals in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop) staat.
- Er worden alleen maar kleine objecten geplaatst, waarin het binnenin niet groter is dan 50m².
- Als er een podium is, mag deze niet hoger zijn dan 1 meter.
- Als er meerdere objecten geplaatst worden dan komt er een looppad van minimaal 2 meter tussen.
- Hulpverleningsvoertuigen moeten overal goed bij kunnen, eventueel geplaatste objecten moeten onmiddellijk verwijderd kunnen worden.
- Brandkranen, brandputten en nooduitgangen worden vrijgehouden.
- Er wordt geen vuurwerk afgestoken.
- Er is geen open vuur, met uitzondering van vuurkorven, maar alleen als ze geen gevaar voor de omgeving opleveren en er voldoende blusmiddelen aanwezig zijn.
- Bij een wandel- en/of fietsactiviteit houden de deelnemers zich aan de verkeersregels en mogen niet afwijken van de bestaande wegen en paden.
- Bij een optocht of stoet worden er verkeersregelaars ingezet om te begeleiden.
- Een straat kan alleen afgesloten worden als het om een niet doorgaande 30-km straat gaat en ook geen busroute is.
- Er is geen verkeersomleiding nodig.
- Er is toestemming zijn van de rechthebbende/eigenaar van de gebruikte ruimte of grond.
- Er zijn noodzakelijke maatregelen genomen om te voorkomen dat de gemeente Hengelo, of anderen door het evenement schade lijden.
- Er wordt geen schade aan aanwezige bomen of beplantingen worden toegebracht.
- Na afloop van het evenement wordt de openbare ruimte helemaal schoon en in de oorspronkelijke staat opgeleverd (eventuele beschadigingen en/of vernielingen zullen voor rekening van de organisator worden hersteld).
- Eventuele bevelen en/of aanwijzingen van ambtenaren, politie, brandweer en/of gemeente stipt worden opgevolgd.
Evenementenkalender
Wanneer u een evenement wilt organiseren, vragen wij u om vóór 1 november een vooraankondiging te doen. Dit geldt voor alle evenementen. Met deze vooraankondiging wordt de evenementenkalender gevuld. Over de evenementen die op tijd zijn aangemeld ontvangt de organisatie rond 1 december bericht of de gevraagde locatie en datum akkoord zijn.
Evenementen aanmelden en vergunning aanvragen na 1 december
U kunt ook na 1 december een evenement aanmelden en een vergunning aanvragen. Neem dan contact op met de gemeente om te controleren of datum en locatie nog beschikbaar zijn. Is de locatie en de datum nog beschikbaar? Zet het evenement dan op de evenementenkalender via het onderstaande formulier. Is het vol? Zoek dan een andere datum en locatie.
Aanmelden evenementenkalender (inloggen met DigiD)
Aanmelden evenementenkalender (Bedrijf) (Inloggen met E-herkenning)
Let op: de vooraankondiging is geen vergunningsaanvraag. Naast de vooraankondiging moet u ook een vergunningaanvraag indienen.
Vergunning aanvragen
Tip: Bij het aanvragen van een vergunning moet u een situatietekening toevoegen. Om een situatietekening op schaal te maken kunt eenvoudig gebruik maken van de Plattegrond Evenementenvergunning of voor een uitgebreide technische tekening de Bewerkbare bestanden Evenementenvergunning. Ook kunt u de plattegrond van het Evenementenplein (Pdf) gebruiken.
Evenementenvergunning aanvragen
Een aanvraag voor een evenement vraagt u aan via het digitale formulier. Houd er rekening mee dat de aanvraag 12 weken voor de eerste dag van het evenement bij de gemeente ingediend moet zijn.
- Vraagt u particulier een evenementenvergunning aan dan kunt u een aanvraag indienen met DigiD: Evenementenvergunning
- Vraagt u zakelijk een evenementvergunning aan dan kunt u een aanvraag indienen met eHerkenning: Evenementenvergunning bedrijf
Let op: Om een vergunning te krijgen moet u verschillende documenten aanleveren. Een aanvraag zonder deze bijlagen is niet volledig en kan niet worden behandeld. Welke documenten u bij de aanvraag moet indienen wordt bepaald door de door u georganiseerde activiteiten. Dus check alle aandachtspunten en overige vergunningen hieronder. U kunt tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier uw gegevens opslaan en later verder gaan.
Hengelo Promotie
Neem ook contact op met Hengelo Promotie, het bureau voor evenementen, toerisme en stadspromotie.
Zij kunnen helpen met het vinden van een geschikte datum voor uw evenement en assisteren bij promotie activiteiten. Uw evenement kan bijvoorbeeld geplaatst worden op de evenementenkalender van Hengelo. Of misschien komt u in een aanmerking voor een subsidie voor uw evenement. Ook daarvoor moet u bij Hengelo Promotie zijn.
Aandachtspunten
Veiligheid van uw bezoekers
Als u een evenement organiseert dan bent u medeverantwoordelijk voor de veiligheid van uw bezoekers en de openbare orde. Meer informatie over wat dit inhoud en hoe u kunt zorgen dat een evenement zo veilig en ordelijk mogelijk verloopt vindt u op Veiligheidsregio Twente.
Evenementenverkeersregelaars
Soms moet u evenementenverkeersregelaars inzetten bij een evenement. Zij kunnen worden ingezet als hekbewaarder, hulp voor voetgangers met oversteken of het verkeer organiseren op een parkeerterrein. Alleen beroepsverkeersregelaars mogen het verkeer regelen bij grote kruispunten.
Evenementenverkeersregelaars kunt u laten opleiden via Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). Nadat zij de gratis toets goed hebben afgerond kunnen de vrijwilligers als evenementenverkeersregelaar aangesteld worden door de gemeente.
Opbouwen in het autovrije gebied in de binnenstad
Organiseert u een evenement in de binnenstad waarbij auto’s het autovrije gebied in moeten rijden? Dan heeft u buiten de laad- en lostijden (7.00 en 12.00 uur) een ontheffing nodig. Er zijn enkele ontheffingen beschikbaar bij Hengelo Promotie. Hier mag u alleen mee laden en lossen, u mag er niet mee parkeren.
Verzekering
Als u een evenement gaat organiseren moet u ook nadenken over verzekeringen. Bijvoorbeeld over een evenementenverzekering en over de verzekering van uw vrijwilligers. De gemeente heeft een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten.
Overige vergunningen en ontheffingen
Vraagt u een evenementenvergunning aan dan wordt er direct gekeken of er andere vergunningen nodig zijn, deze worden dan via het aanvraagformulier voor u aangevraagd (integraal).
Is uw evenement vergunningsvrij of hoeft u uw evenement alleen maar te melden, dan moet u er rekening mee houden dat er misschien andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn.
Brandveilig
Evenement binnen een bouwwerk/bedrijf/pand
Vindt uw evenement binnen plaats dan kan het zijn dat u een melding voor brandveilig gebruik in moet dienen. Een melding voor brandveilig gebruik dient u in via het omgevingsloket.
Evenement buiten een bouwwerk/bedrijf/pand
Is uw evenement buiten dan geldt het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overig plaatsen (Besluit Bgbop). Hierin is bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel meter afstand er tussen een snackwagen en een bouwwerk moet zijn.
Andere belangrijke punten:
- veilig vluchten
- ontruiming
- bouwtechnische voorschriften van bouwsels in verband met brand
- beperking van uitbreiding van brand.
Aan deze regels moet u altijd voldoen ook als u geen vergunning nodig heeft.
Evenement buiten met een bouwsel
Houdt u het evenement buiten, maar plaatst u wel een bouwsel zoals een tent of een tribune, dan moet u een melding Bgbop doen als u:
- in een tent of op een tribune nachtverblijf verschaft aan meer dan 10 personen
- in een tent of tribune verzorging biedt aan aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen
- in een tent meer dan 150 personen tegelijk wil toelaten
- niet kunt voldoen aan de regels uit de Besluit Bgbop en u heeft een andere oplossing die zorgt dat u de tent of tribune brandveilig kan gebruiken.
U kunt met het Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen een melding indienen.
Geluid
Buiten
U heeft een geluidsontheffing nodig om in de openbare ruimte geluid ten gehore te brengen met versterking, zoals met een omroepinstallatie of muziek. Hiervoor gebruikt u het aanvraagformulier Ontheffingen geluid (Pdf).
U heeft geen ontheffing nodig als u:
- Een evenement in de binnenring organiseert en het versterkt geluid niet hoger is dan 80 dB(A) / 90 dB(C) op 10 meter van de bron.
- Een evenement in de buitenring organiseert en het versterkt geluid niet hoger is dan 70 dB(A) / 80 dB(C) op 10 meter van de bron.
Dit geldt alleen voor de volgende dagen en tijden:
- maandag tot en met woensdag van 9.00 tot 23.00 uur
- donderdag van 9.00 tot 24.00 uur
- vrijdag en zaterdag van 9.00 tot 01.00 uur
- zondag van 13.00 tot 23.00 uur
Binnen
Heeft u een bedrijf (inrichting) zoals een restaurant, café of verenigingsgebouw dan gelden er regels uit het Activiteitenbesluit milieubeheer. Wilt u eenmalig meer of langer geluid maken, dan kunt u een melding incidentele festiviteit indienen. Kijk hiervoor bij het volgende hoofdstuk: Melding incidentele festiviteit met een afwijkende geluidsnorm.
Ontheffing Zondagswet
Als u op zondag of een feestdag een evenement organiseert vóór 13.00 uur, dan moet u een ontheffing aanvragen op grond van de Zondagswet. Dit kunt u schriftelijk of per mail doen. Doe dit 10 werkdagen van tevoren. In uw melding geeft u aan:
- naam en adresgegevens inrichting
- locatie van de inrichting
- dagen en tijden van het evenement
- omschrijving van het evenement
Ontheffing zwak-alcoholische drank
Als u zwak-alcoholische dranken wilt schenken, dan heeft u daarvoor een tijdelijke ontheffing nodig. Kijk voor meer informatie bij het onderwerp Ontheffing zwak-alcoholische dranken. Tijdens een evenement is het schenken van sterk-alcoholische drank nooit toegestaan.
Ontheffing kamperen
Wilt u een tijdelijk kampeerterrein inrichten dan heeft u daarvoor een ontheffing nodig. Lees hierover meer op Kamperen.
Loterij of klein kansspel
Bij een loterij of een klein kansspel kunnen deelnemers prijzen winnen. Hiervoor moet u een vergunning aanvragen of melding doen. Meer informatie en aanvraagformulieren vindt u op Klein kansspel en Loterijvergunning.
Een kansspel is niet toegestaan in een horeca gelegenheid (artikel 14 Drank en Horecawet).
Afwijking bestemmingsplan
Als het bestemmingsplan het houden van een evenement niet toestaat, is naast een (integrale) evenementenvergunning ook een ontheffing voor het afwijken van het bestemmingsplan nodig.
U kunt deze ontheffing via het omgevingsloket aanvragen. In dat geval is het aan te raden om dit in ieder geval 10 weken voorafgaand aan het evenement aan te vragen.
Melding incidentele festiviteit met een afwijkende geluidsnorm
Heeft u een bedrijf (inrichting) zoals een restaurant, café of verenigingsgebouw dan gelden er regels uit het Activiteitenbesluit milieubeheer. Wilt u eenmalig meer of langer geluid maken dan kunt u een melding Incidentele festiviteit indienen. Met deze melding mag u meer geluid maken dan de normaal, maar niet onbeperkt.
Hoe gaat het in zijn werk?
Voor de meeste bedrijven in Hengelo is het Activiteitenbesluit van toepassing. In het Activiteitenbesluit staan de geluidnormen en de andere milieuregels waaraan uw bedrijf moet voldoen. Als u een festiviteit of bijzondere activiteit wilt organiseren, kan het zijn dat het niet mogelijk is om binnen deze geluidsnormen te blijven. Daarom heeft het college, op grond van artikel 4:3 van de APV, bepaald dat het mogelijk is om per inrichting maximaal 6 keer per jaar van deze geluidsnormen af te wijken.
Voorwaarden:
Algemeen:
- De festiviteit mag alleen binnen plaatsvinden in het bebouwde gedeelte van de (horeca)inrichting. Dus niet voor de buitenruimte (zoals terras of sportvelden). Wilt u een festiviteit buiten organiseren dan kunt u geen incidentele festiviteit melden, maar kan het zijn dat u een evenementenvergunning nodig heeft.
- Tijdens een festiviteit zijn ramen en deuren gesloten.
- Er moeten maatregelen zijn om de overlast zoveel mogelijk te beperken.
- Met de melding incidentele festiviteit wordt er een ruimere geluidsnorm toegekend. Let op, dit betekent niet dat er onbeperkt geluid geproduceerd mag worden.
De vrijstelling van de geluidvoorschriften uit het Activiteitenbesluit geldt alleen op:
- maandag tot en met woensdag van 9.00 uur tot 23.00 uur
- donderdag van 9.00 uur tot 24.00 uur
- vrijdag en zaterdag van 9.00 uur tot 01.00 uur
- zondag van 13.00 uur tot 23.00 uur
- buiten deze tijdstippen gelden de reguliere geluidseisen van het Activiteitenbesluit milieubeheer
Versterkt geluid, gemeten gedurende één voor het geluidniveau representatieve minuut en op 1,5 meter hoogte, mag geen hoger geluidniveau veroorzaken dan:
- binnen de binnenring: 80 dB(A) / 93 dB(C) op de grens van het terrein van de inrichting
- buiten de binnenring: 60 dB(A) / 73 dB(C) ter plaatse de dichtstbijgelegen woning of andere geluidgevoelig gebouw dat ten tijde van de festiviteit in gebruik is of op 50 meter van de inrichting als zich binnen 50 meter geen woning of geluidgevoelig gebouw bevindt
Bij een festiviteit buiten de binnenring moet de inrichtinghouder gebruikers van woningen en andere geluidgevoelige gebouwen die ten tijde van de festiviteit in gebruik zijn en die naar verwachting hinder van de festiviteit zullen ondervinden vooraf informeren over:
- de datum van de festiviteit
- de begin- en eindtijd
- een telefoonnummer en/of emailadres waar vooraf informatie kan worden verkregen en waar tijdens het evenement vragen/opmerkingen/klachten kenbaar gemaakt kunnen worden.
De gemeente kan een geluidmeter uit het gemeentelijk geluidmeetsysteem plaatsen in de nabijheid van de inrichting. In dat geval:
- geldt de meetwaarde op dat meetpunt die correspondeert met de norm uit lid 1 of 2
- stuurt de gemeente de meetwaarde en de inloggegevens van het meetsysteem uiterlijk 24 uur voor de festiviteit per email aan de inrichtinghouder
Aanmelden
- Meldt u particulier een incidentele festiviteit aan dan kunt u een aanvraag indienen met DigiD: Melding incidentele festiviteit
- Meldt u zakelijk een incidentele festiviteit aan dan kunt u een aanvraag indienen met eHerkenning: Melding incidentele festiviteit (bedrijf)
Lukt het niet digitaal, dan kunt u de melding incidentele festiviteit via het formulier Kennisgeving Incidentele Festiviteit (Pdf) indienen.
Let op: Een aanvraag moet 10 werkdagen voor aanvang van de festiviteit bij de gemeente gedaan zijn.
Kosten
Er zijn geen kosten verbonden aan het doen van een melding incidentele festiviteit.
Bezwaar tegen een evenement
Wanneer kan de gemeente een vergunning weigeren?
De gemeente kan een vergunning weigeren in het belang van:
- de openbare orde
- het voorkomen of beperken van overlast
- de verkeersveiligheid en veiligheid van personen of goederen
- de zedelijkheid en gezondheid
Bezwaar tegen een evenement
Belanghebbenden kunnen bezwaar maken tegen een verleende vergunning of geweigerde vergunning via Bezwaar en beroep.
Overlast of vragen over een evenement?
Heeft u overlast of vragen meld deze dan via het contactformulier van de gemeente Hengelo.
Kosten
- Informatie over de kosten van een vergunningaanvraag vindt u in de Legesverordening 2024 (Bijlage 1, Paragraaf 3.4).
Extra informatie
- Toetsingskader Evenementenvergunning Hengelo
- Algemene Plaatselijke Verordening
- Hengelo Promotie (voor ondersteuning bij de organisatie van een evenement)
- Evenementenvoorlichtingswebsite (website van de Veiligheidsregio Twente met handige tips en voorbeelddocumenten die u helpen bij de voorbereiding van uw evenement)
- www.overheid.nl/berichten-over-uw-buurt
